1. Préambule

La société Fricode Sàrl, Boulevard de Pérolles 93, 1700 Fribourg collecte et traite des données personnelles vous concernant. Nous respectons les dispositions légales en vigueur, en particulier la LPD.

Dans cette déclaration de protection des données, nous décrivons ce que nous faisons de vos données lorsque vous utilisez notre site Internet, lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, lorsque vous achetez nos produits et services, lorsque vous êtes en contact avec nous dans le cadre d'un contrat, lorsque vous communiquez avec nous ou traitez avec nous de toute autre manière. Nous pouvons vous en outre vous informer séparément du traitement de vos données, par exemple dans des formulaires de consentement, des conditions générales, des déclarations supplémentaires, des formulaires et d'autres avis.

Si vous nous communiquez des données ou partagez avec nous des données concernant d'autres personnes, comme des membres de votre famille ou des collègues de travail, nous partons du principe que vous y êtes autorisé. Lorsque vous partagez avec nous des données concernant d'autres personnes, vous confirmez ce qui précède. Veuillez-vous assurer que ces personnes ont été informées de cette déclaration de protection des données.

2. Qui traite vos données personnelles ?

La société Fricode Sàrl, Boulevard de Pérolles 93, 1700 Fribourg (ci-après, « la société ») est le responsable du traitement des données en vertu de la présente déclaration de protection des données.

Vous pouvez nous contacter pour des questions de protection des données et pour exercer vos droits en vertu de la section 8 comme suit :

• Par courrier postal : Fricode Sàrl, Boulevard de Pérolles 93, 1700 Fribourg ;
• Par email : contact@fricode.ch
• Par téléphone : +41 26 422 16 00

3. Quelles données traitons-nous à votre sujet ?

Nous traitons les principales catégories de données suivantes :

• Données d’identité et de contact : Nous traitons vos données de base si vous êtes un client ou un autre contact commercial ou si vous travaillez pour l'un d'entre eux (par exemple en tant que personne de contact du partenaire commercial), ou parce que nous souhaitons vous contacter à nos propres fins ou à celles d'un partenaire contractuel. Dans ce cadre, nous utilisons notamment votre nom, prénom, rôle fonction, adresse postale, adresse e-mail, téléphone, coordonnées bancaires, date de naissance, historique client, déclaration de consentement. Nous recevons les données de base de votre part (par exemple lorsque vous effectuez un achat ou dans le cadre d'une inscription, notamment à notre newsletter), de personnes pour lesquelles vous travaillez ou de tiers tels que des partenaires contractuels.
• Données contractuelles : Il s'agit des données collectées dans le cadre de la conclusion ou de l'exécution d'un contrat, par exemple les informations sur les contrats et les services fournis ou à fournir, ainsi que les données relatives à la période précédant la conclusion d'un contrat, les informations requises ou utilisées pour l'exécution d'un contrat, et les commentaires de clients (par exemple les plaintes, les données relatives à la satisfaction des clients, etc.). Nous collectons généralement ces données auprès de vous, de partenaires contractuels et de tiers impliqués dans l'exécution du contrat, mais aussi auprès de sources tierces (par exemple des fournisseurs d'informations sur le crédit) et de sources publiques.
• Données comptables : Dans le cadre de notre relation contractuelle, nous enregistrons les données liées à la facturation, tels que les factures, le montant et l’échéance des factures, les rappels, les justificatifs, numéro de TVA, etc. Nous pouvons également collecter le mode de paiement.
• Données d'enregistrement : l’abonnement à notre offre de newsletter ne peut être utilisé qu’après inscription, qui peut se faire directement avec nous. Dans ce contexte, vous devez nous fournir votre adresse email et nous collectons des données sur l'utilisation du service.
• Données de communication : Lorsque vous êtes en contact avec nous via le formulaire de contact, par e-mail, par téléphone ou chat, ou par courrier ou tout autre moyen de communication, nous collectons et enregistrons les données que vous échangez avec nous, y compris vos coordonnées et les éventuelles métadonnées de la communication, éventuellement au moyen de comptes-rendus. Si nous devons déterminer votre identité, par exemple dans le cadre d'une demande d’accès, nous collectons les données permettant de vous identifier (par exemple une copie d'une pièce d'identité).
• Données techniques : Lorsque vous utilisez notre site web ou d'autres offres en ligne, nous collectons divers données techniques (notamment l'adresse IP, les informations sur le système d'exploitation de votre terminal, la région et le moment de l'utilisation) afin d'assurer la fonctionnalité et la sécurité de ces offres. Cela nous permet également d’optimiser nos services. Ces données comprennent les registres d'utilisation de nos systèmes.
• Données comportementales et de préférences : Selon la relation que nous entretenons avec vous, nous essayons de mieux vous connaître et d'adapter nos produits, services et offres à vos besoins. À cette fin, nous collectons et traitons des données concernant votre comportement et vos préférences, notamment en lien avec notre site Internet. Nous le faisons en évaluant les informations relatives à votre comportement dans notre domaine, et nous pouvons également compléter ces informations par des informations provenant de tiers, y compris de sources publiques. Sur la base de ces données, nous pouvons, par exemple, déterminer la probabilité que vous utilisiez certains services ou que vous vous comportiez d'une certaine manière. Les données traitées à cette fin nous sont soit déjà connues (par exemple, où et quand vous utilisez nos services), soit nous les collectons en enregistrant votre comportement (par exemple, la façon dont vous naviguez sur notre site web). Nous anonymisons ou supprimons ces données lorsqu'elles ne sont plus pertinentes au regard des finalités poursuivies, soit – selon le type de données. Les données de préférence nous indiquent quels sont vos besoins, quels produits ou services pourraient vous intéresser, ou encore à quel moment et de quelle manière vous êtes susceptible de répondre à nos messages. Nous obtenons ces informations à partir de l'analyse de données existantes, par exemple les données comportementales, dans le but de mieux vous connaître, d'adapter plus précisément nos conseils et nos offres à vos besoins et, de manière plus générale, d'améliorer nos offres. Afin d'améliorer la qualité de nos analyses, nous pouvons combiner ces données avec d'autres données que nous obtenons également auprès de tiers.
• Autres données : Nous collectons également des données vous concernant dans d'autres situations. Par exemple, nous traitons des données qui peuvent vous concerner (comme des dossiers, des preuves, etc.) dans le cadre de procédures administratives ou judiciaires. Nous pouvons également collecter des données sur les personnes qui entrent dans certains bâtiments, et à quel moment, ou sur les personnes qui ont des droits d'accès (y compris dans le cadre de contrôles d'accès, sur la base de données d'enregistrement ou de listes de visiteurs, etc.), sur les personnes qui participent à des événements ou à des campagnes (par exemple à des concours), et sur les personnes qui utilisent nos infrastructures et nos systèmes et à quel moment.

4. Dans quels buts traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles afin de :

• conclure des relations contractuelles et exécuter celles-ci conformément aux dispositions prévues dans les contrats ;
• communiquer avec vous par tout moyen de communication approprié afin de répondre à vos questions concernant nos prestations, vous offrir nos services et notre aide, et enregistrer des réclamations et plaintes ;
• communiquer vos données à nos partenaires contractuels pour qu’ils vous contactent, si vous y consentez au préalable ;
• réaliser des statistiques ;
• vérifier que nos activités sont conformes à la législation applicable ainsi qu’à notre réglementation interne. Le traitement de données permet aussi de nous défendre contre des prétentions de quelque nature de que soit de votre part ;
• analyser des risques, détecter des abus, mettre en place des mesures de sécurité et contrôler que ces mesures sont efficaces ;
• répondre à vos questions et demandes relatives à la protection des données, en particulier lorsque vous souhaitez exercer l’un de vos droits prévus par la législation ;
• vous faire parvenir des communications à caractère commercial ou promotionnel (marketing) par les canaux que vous aurez choisis le cas échéant, comme notre newsletter, procéder à un profilage combinant différentes données personnelles afin de mieux comprendre vos intérêts et préférences parmi nos produits et services ; certains traitements à des fins marketing impliquent une communication de vos données à des partenaires contractuels ; vous pouvez en temps tout vous opposer gratuitement aux traitements à des fins marketing.

5. Quelles bases juridiques servent au traitement de vos données ?

La plupart des traitements que nous mettons en œuvre sont strictement nécessaires à la conclusion, à l’exécution et à la liquidation des contrats avec vous. Sans ces traitements, nous ne pouvons pas garantir les prestations que nous nous engageons à fournir en vertu des contrats.

D’autres traitements reposent sur notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. C’est le cas notamment pour les traitements à des fins marketings, de sécurité et de statistiques. Il en va de même pour la défense de nos intérêts en justice et la gestion des litiges, en particulier ceux qui n’ont pas une base contractuelle.

Certains traitements peuvent être requis par la législation suisse ou étrangère. S’ils ne sont pas directement imposés par la loi, ils reposeront sur notre intérêt légitime à respecter les dispositions légales qui nous sont applicables.

Votre consentement servira aussi de fondement lorsqu’il est nécessaire (p. ex. pour certains traitements à des fins marketing ou l’envoi de newsletter). Dans ce cas, nous vous informerons spécifiquement des traitements nécessitant votre consentement et resterez libre de le donner ou non. Sur demande, nous vous indiquerons quelles sont les conséquences si vous refusez de donner votre consentement. Lorsque vous donnez votre consentement, vous restez libre de le retirer à tout moment, sans justification et de manière simple. Le retrait vaut pour l’avenir et n’affecte pas rétroactivement les traitements réalisés jusqu’au retrait. Le traitement visé par le retrait du consentement s’arrêtera immédiatement à moins qu’il ne puisse être poursuivi au moyen d’une autre base juridique (p. ex. notre intérêt légitime).

6. A qui communiquons-nous vos données ?

Dans le cadre de la relation contractuelle qui vous lie à nous et des autres finalités mentionnées au chiffre 4 ci-dessus, nous sommes amenés à communiquer tout ou partie de vos données aux destinataires suivants :

• Partenaires contractuels. Nous collaborons avec des partenaires afin de vous fournir les prestations prévues par les contrats qui nous lient à vous. Nous leur communiquons uniquement les données personnelles vous concernant qui sont absolument nécessaires à la fourniture de leurs services. Il peut notamment s’agir de donneurs de leasing pour le financement de matériel de printing.
• Prestataires. Nous travaillons avec différents prestataires qui nous permettent de mettre en œuvre certains traitements de données et de mener à bien certaines activités. Il s’agit notamment de fournisseurs informatiques (hébergeur), de services financiers (p. ex. des banques, assureurs, intermédiaires financiers, services de paiement en ligne), de fournisseurs de services comptables (fiduciaire, organe de révision) ou de fournisseurs de services juridiques.
• Les prestataires de services tiers qui nous permettent d’analyser les données relatives à l’utilisation de notre site Internet, par exemple Google Analytics (cf. politique de cookies).
• Autorités. Lorsque nous y sommes contraints par le cadre légal, lorsque nous en avons le droit ou lorsqu’il en va de la protection de nos intérêts, nous communiquons des données personnelles vous concernant aux autorités suisses ou étrangères.

7. Transférons-nous vos données à l’étranger ?

Nous travaillons avec des prestataires et des partenaires qui ne sont pas tous situés en Suisse. Nous leur transférons donc certaines données personnelles lorsque ce transfert est nécessaire aux finalités décrites au chiffre 4 ci-dessus et qu’il respecte le cadre légal applicable.

Nous utilisons en outre des services informatiques de prestataires étrangers. Nous nous efforçons de conserver les données en Suisse, mais il arrive que cela soit impossible. Dans ce cas, nous privilégions les pays de l’Espace économique européen et les pays offrant un niveau de protection adéquat. Ainsi, un de nos hébergeurs se trouvent en France.

8. Quels sont vos droits relatifs à la protection de vos données ?

Vos droits concernant vos données personnelles comprennent ceux de :

• nous demander des informations sur vos données personnelles que nous traitons ainsi qu’une copie desdites données ;
• nous demander de faire corriger ou compléter des données incorrectes ou incomplètes ;
• nous demander de supprimer vos données, à moins par exemple qu’une base légale ou notre intérêt légitime nous oblige ou nous autorise à conserver vos données plus longtemps ;
• nous demander de limiter le traitement de vos données ;
• nous indiquer à tout moment la révocation de votre consentement aux traitements de données pour lesquels votre consentement a été demandé ;
• nous signifier en tout temps votre opposition au traitement de vos données personnelles à des fins promotionnelles et publicitaires ;
• nous signifier en tout temps votre opposition à n’importe quel autre traitement, à moins par exemple qu’une base légale ou notre intérêt légitime nous oblige ou nous autorise à poursuivre le traitement ;
• nous demander vos données sur un format portable lorsque le traitement de vos données se fait de manière automatisée, sur la base de votre consentement ou d’un contrat.

• vous adresser au PFPDT (lorsque le traitement relève de la LPD) Feldeggweg 1, à 3003 Berne

9. Quand mettons-nous à jour cette déclaration ?

La présente déclaration peut être mise à jour en tout temps. La version publiée ici, sur notre site web, constitue la version la plus récente et fait foi. Elle remplace toutes les clauses générales de protection des données antérieures ou contraires à la présente déclaration. Les utilisateurs de notre Site Internet ou de nos pages de réseaux sociaux sont tenus de lire notre politique de traitement de données et de se tenir informés de ses évolutions. En poursuivant l’accès ou l’utilisation de notre site ou de nos pages disponibles sur les réseaux sociaux ultérieurement à l’entrée en vigueur de cette modification, vous acceptez d’être lié à la présente politique de traitement des données révisée. Si vous n’acceptez pas ces modifications, nous vous prions de ne pas faire usage de notre Site et de nos pages disponibles sur les réseaux sociaux. Pour nos partenaires contractuels et commerciales vous serez tenu informé par email ou par tout autre moyen jugé équivalent en cas de modifications substantielles de notre politique de traitement des données.

Dernière mise à jour : juin 2024